一、总则

第一条　为了加强学校档案的科学管理、适应学校教育工作发展和改革的需要，更好地为提高教育质量和学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《上海市档案工作条例》，结合学校的实际情况和特点，制订本办法。

第二条　学校档案是指学校在办学实践中形成的具有一定查考价值的各种载体的原始记录（包括文字、图表、声像、实物）等。它是国家档案的一个重要组成部分，是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校管理工作水平的标志之一。

第三条　学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率和教育质量的必要条件，是管理学校档案和各类文件资料，并开发档案信息资源为学校决策、规划、管理提供服务的一项业务工作，是维护学校真实历史面貌的一项重要工作。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和议事日程，加强对档案工作的领导和管理，并明确落实档案工作的部门。

第四条　学校需要归档的文件材料，力求按照业务规范要求、字迹清楚、书写工整、签署完备、禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸书写，以利于延长档案的使用期。

二、学校档案工作的管理体制、经费与内容

第五条　学校档案工作由校长室主管、再确定一名领导分管。在分管领导的领导和区档案馆的业务指导下，统一管理学校档案工作。校档案室保管、开发利用档案。

第六条　学校设立综合档案室（简称校档案室），学校档案分：文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、科技（科研、设备、基建）档案、声像（录音、录像、照片）档案、荣誉档案、名人档案等八类，实行集中统一管理原则，任何部门和个人都不得私自保存、带走和销毁应归档的材料。

第七条　学校选派政治表现好、事业心强、身体健康、熟悉学校工作、掌握档案专业知识的同志担任专职档案工作人员，负责档案的管理，并保持相对稳定。

第八条　档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，严守秘密，努力提高自己的政治素质和业务能力，提高档案管理水平，积极为全校各项工作服务。

第九条　学校各部门应配合档案室做好平时预立卷工作，各部门有专门人员负责收集本部门文件材料并做好整理工作，按归档时间向校档案室移交，并将此工作列入各部门的职责范围和有关人员的岗位职责，定期进行检查、总结、考评。全体教师要增强档案意识，树立档案工作人人有责的观念，自觉地做好与本岗位工作有关的档案工作。

第十条　学校档案工作所需经费列入学校预算、统筹解决。学校根据档案保存数量及发展需要，配备必须的档案专用库房和装具，并有防盗、防光、防高温、防尘、防潮等设施，要有计划地配备必要的档案管理和保护设备。

第十一条　学校档案工作内容

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和保密制度，建立健全学校档案工作的规章制度，维护档案的完整与安全，集中统一管理学校档案。

2、负责学校档案的收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研等提供利用工作。

3、督促、检查、指导学校各部门相关人员做好各项文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。

4、专职档案人员应积极主动向学校档案工作分管领导请求汇报档案工作情况，征求学校各部门的意见，提出改进措施，使学校档案工作更好地适应教育、教学的需要。

三、学校文件材料的立卷、归档与档案工作任务

第十二条　学校应归档的各种材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，要求做到分类合理、保管期限划分正确、标题简明确切、装订结实、编制目录清晰、档案装具整齐划一，便于保管和利用。

第十三条　凡是在学校各项工作活动中形成的具有保存、查考、利用价值和各种文字、图表、声像材料，包括党组织、行政、工会、团队组织以及教育、教学、科研、基建、设备、人事、会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围。

第十四条　各类档案材料的归档时间

1、文书档案：按年度进行整理立卷，于次年六月份移交档案室。

2、教学档案：按学年度分期整理立卷，于次年九月份移交档案室。

3、教师业务档案：按学年度整理，于次年九月份移交校档案室。

4、会计档案：在会计年度终了后整理立卷，由财务室保管一年后移交档案室。

5、科研档案：一般在科研课题鉴定后三至六个月整理立卷，随即移交校档案室。

6、声像档案：一般在完成后三个月移交校档案室。

7、荣誉档案：可先在本部门展示，于次年六月份移交校档案室（注：部门展示前，应先向校档案室登记或直接移交档案室保管）

8、设备档案：设备仪器开箱后及时移交档案室保管。

9、电子档案：电子文件的形成部门应在每年3月份前将上年度处理完毕的属归档范围的电子文件向档案部门办理移交手续。

第十五条　学校档案室和档案工作人员应将不同门类、不同载体的档案，分别排列、编制卷号、按次上架。在编制卷号时，做到不重号、不漏号。要做好档案收进、移交、鉴定、利用、借阅登记和统计工作，统计要认真，数字准确，并按规定时间向有关部门呈报统计报表。档案人员要定期对库房安全，库藏档案进行全面检查，并做好检查记录，发现问题，及时采取补救措施，并立即报告分管领导，以确保档案的安全。

第十六条　档案室专职工作人员要熟悉库藏档案情况，随时了解学校各项工作对利用档案的需求，根据工作需要编制检索工具和参考资料，开发档案信息资源，积极主动提供服务，做好档案利用工作。

第十七条　学校应建立档案鉴定、销毁工作小组。档案专职人员根据《档案法》和有关文件精神，对超过保管期限而失去保管价值的档案填写销毁清册，提出销毁意见，报学校档案鉴定、销毁工作小组讨论，经分管领导审查、批准后在监销人员监销下进行销毁。未经鉴定和批准，任何部门和个人都不得擅自销毁档案。

第十八条　学校撤销行政建制时，应将全部档案进行系统整理移交区教育局。学校在合并时，应将整理好的档案移交新的单位。档案工作人员调动时，应做好档案移交工作，并经领导同意履行交接手续。

第十九条　区档案局征集学校档案时，应按规定向区档案馆移交。

四、档案工作的考核与奖励

第二十条　档案工作应列入有关部门和有关人员的工作岗位责任制，对有关人员进行考核时，应将档案工作列入考核内容之一。

第二十一条　对在档案工作中表现出色、成绩显著的人员，给予一定的奖励。

五、附则

第二十二条　本办法如与上级主管部门颁发的有关规定抵触时，按上级规定执行。

第二十三条　本办法自教代会通过后开始执行。